Obchodné podmienky služby OmniFlow
1. Úvodné ustanovenia
Tieto obchodné podmienky (ďalej len „OP“) upravujú vzájomné práva a povinnosti medzi spoločnosťou OmniSys s.r.o. (ďalej „poskytovateľ“) a zákazníkom pri využívaní online služby OmniFlow (ďalej „služba“) dostupnej na internetovej adrese prevádzkovateľa a súvisiacich adresách (najmä prostredníctvom domén app.omniflow.sk a app.omniflow.cz).
V súvislosti s osobnými údajmi tvorí neoddeliteľnú súčasť najmä dokument Zásady ochrany osobných údajov v aktuálnom znení.
Aktuálny zoznam subdodávateľov spracúvania, popis uchovávania v zálohách a súvisiace náležitosti sú uvedené v týchto zásadách (verejná stránka služby a aplikácie).
2. Definície
- Zákazník – podnikajúca právnická osoba alebo podnikajúca fyzická osoba, ktorá uzavrie alebo využíva zmluvný vzťah podľa týchto OP.
- Používateľ – fyzická osoba konajúca za zákazníka v používateľskom rozhraní (člen tímu, administrátor a pod.).
- Účet – používateľský prístup do služby zriadený po registrácii (prihlasovacie údaje, oprávnenia).
- Organizácia / zákaznícky účet – fakturačný a licenčný rámec v rámci služby (predplatné, limity, prípadne viac firiem).
- Firma (kontext dát, „tenant“) – samostatný dátový kontext v aplikácii (napr. vystavované doklady, sklad, kontakty) prepojený s organizáciou podľa nastavenia služby.
- Obsah zákazníka – dáta vložené alebo vygenerované zákazníkom v rámci služby (faktúry, kontakty, produkty, prílohy, párovanie platieb a pod.).
3. Zákazník a spôsobilosť
Služba je určená výhradne podnikateľom. Zákazníkom môže byť iba právnická osoba alebo podnikajúca fyzická osoba, ktorá má oprávnenie podnikať v Českej republike alebo v niektorom členskom štáte Európskej únie (ďalej súhrnne „EÚ“), a to v rozsahu zodpovedajúcom predmetu činnosti zákazníka.
Služba nie je určená spotrebiteľom v zmysle českého občianskeho zákonníka. Ak by taký vzťah napriek tomu vznikol, na práva spotrebiteľa sa použijú kogentné ustanovenia právnych predpisov; v ostatnom platia tieto OP v rozsahu prípustnom zákonom.
4. Registrácia, účet a prístup
Na využívanie služby je spravidla nutná registrácia (vrátane overenia e-mailu podľa nastavenia služby). Zákazník a používatelia sú povinní uvádzať pravdivé údaje a chrániť prístupové údaje; za aktivitu pod účtom zodpovedá zákazník, pokiaľ neohlási zneužitie bez zbytočného odkladu.
Poskytovateľ môže ponúkať režim registrácie iba na pozvánku alebo uzavretie nových registrácií; konkrétny režim vyplýva z nastavenia služby v čase registrácie.
Účet slúži na užívanie služby pre vlastné podnikanie zákazníka. Zákazník a používatelia vystupujú v službe pod vlastnou identitou a pod identitou firmy, za ktorú konajú; názov firmy ani údaje v aplikácii nesmú vzbudzovať dojem, že účet patrí inej osobe alebo firme. Poskytovateľ môže odmietnuť registráciu na jednorazovú alebo dočasnú e-mailovú adresu a registráciu, ktorá zjavne smeruje k obídeniu limitov služby alebo skoršieho obmedzenia či zrušenia účtu.
Pri dôvodnej pochybnosti o totožnosti zákazníka môže poskytovateľ požiadať o doloženie údajov (napríklad IČO alebo oprávnenie konať za firmu) a do ich doloženia účet alebo niektoré funkcie služby neaktivovať. Prevádzkové a technické limity služby sú jej súčasťou; ich obchádzanie — najmä zakladaním ďalších účtov, delením správ medzi účty alebo automatizovaným prístupom k rozhraniu nad rámec dokumentovaných funkcií — je porušením týchto OP. Prekročenie limitov dojednanej tarify sa posudzuje podľa čl. 8.
5. Predmet služby
OmniFlow je cloudová softvérová služba poskytovaná spôsobom SaaS (software as a service), zameraná najmä na evidenciu a vystavovanie daňových a súvisiacich dokladov, skladové hospodárstvo, prácu s kontaktmi a produktmi, prehľady, exporty (napr. CSV, PDF), prepojenie s verejnými registrami podľa funkcií aplikácie (napr. ARES), odosielanie e-mailov z aplikácie (vlastné alebo systémové SMTP podľa nastavenia), nástroje súvisiace s bankovým výpisom a párovaním platieb a ďalšie funkcie uvedené v dokumentácii alebo v používateľskom rozhraní.
Služba je poskytovaná v stave, v akom je („as is“), v aktuálnej verzii, ktorá sa môže meniť (vylepšenia, úpravy rozhrania, bezpečnostné záplaty). Softvér nie je používateľovi dodávaný na kopírovanie; zákazníkovi vzniká oprávnenie službu užívať v rozsahu týchto OP počas trvania zmluvného vzťahu.
Poskytovateľ sa usiluje o dostupnosť služby v rozumnom rozsahu; k prerušeniu môže dôjsť pri údržbe podľa čl. 9 alebo pri mimoriadnych udalostiach. Poskytovateľ nie je zodpovedný za nedostupnosť spôsobenú tretími stranami (napr. poskytovateľ pripojenia, DNS), výpadky e-mailovej alebo bankovej infraštruktúry zákazníka ani nesprávne nastavenie SMTP či importov.
Služba nie je náhradou za účtovné, daňové ani právne poradenstvo. Poskytovateľ nevykonáva kontrolu správnosti účtovných, daňových ani obchodných rozhodnutí zákazníka.
6. Údaje v službe, doklady a súlad s právnymi predpismi
Zákazník zadáva do služby iba také údaje, na ktorých spracúvanie a použitie má platný právny titul a ktoré zodpovedajú skutočnosti. Je povinný zdržať sa zadávania údajov tretích osôb nad rámec oprávnenia udeleného týmito osobami alebo zákonom.
Zákazník sa zaväzuje nevytvárať a nešíriť nepravdivé, zavádzajúce alebo sfalšované doklady a nezneužívať službu na simuláciu právnych alebo skutkových stavov, ktoré nenastali alebo nie sú pravdivo zachytené. Služba slúži ako nástroj podnikania; zodpovednosť za obsah vystavených a evidovaných dokladov nesie výhradne zákazník.
Zákazník nesmie v službe ani v komunikácii odoslanej zo služby vystupovať ako iná osoba alebo firma. Názov firmy, údaje odosielateľa, označenia na dokladoch ani text správy nesmú uviesť príjemcu do omylu o tom, kto mu píše alebo kto doklad vystavil; to isté platí pre obchodné mená, ochranné známky a iné označenia tretích osôb, na ktorých použitie zákazník nemá oprávnenie.
Zákazník nesmie prostredníctvom služby rozosielať nevyžiadanú obchodnú komunikáciu ani podvodné správy — najmä správy napodobňujúce komunikáciu inej firmy alebo správy, ktoré majú od príjemcu vylákať prihlasovacie údaje, platobné údaje alebo platby, vrátane odkazov na stránky s týmto účelom (phishing). Adresát dokladu alebo správy odoslanej zo služby na to musí mať dôvod vyplývajúci z obchodného vzťahu so zákazníkom alebo z udeleného súhlasu.
Zákazník nesmie službu užívať spôsobom, ktorý poškodzuje tretie osoby, ostatných zákazníkov alebo povesť služby — napríklad na šírenie škodlivého obsahu, na obťažovanie adresátov alebo na konanie, ktoré ohrozuje doručiteľnosť pošty odosielanej z infraštruktúry poskytovateľa. Porušenie povinností podľa tohto článku je podstatným porušením týchto OP s následkami podľa čl. 10.
Zákazník sa zaväzuje užívať službu v súlade s platnými právnymi predpismi Českej republiky, Európskej únie a – pokiaľ doklady, plnenia alebo osobné údaje smerujú do iných štátov – s predpismi týchto štátov, v rozsahu dopadajúcom na jeho činnosť (okrem iného predpisy o účtovníctve, dani z pridanej hodnoty, platobnom styku, ochrane osobných údajov a obchodnej komunikácii).
Poskytovateľ nevykonáva priebežnú kontrolu súladu obsahu zákazníka s právnymi predpismi a neposkytuje právne záruky ohľadom vhodnosti či zákonnosti konkrétneho použitia služby. Povinnosť posúdiť súlad svojej činnosti s právom leží na zákazníkovi.
7. Bankové a platobné operácie v službe
Funkcie súvisiace s importom výpisov, párovaním platieb, predvyplnením súm alebo stavom pohľadávok majú pomocný a informatívny charakter. Môžu obsahovať technické nepresnosti alebo vyžadovať doplnenie používateľom.
Zákazník je povinný po spárovaní alebo zaúčtovaní platby v rozhraní služby vykonať vlastnú kontrolu voči bankovníctvu, zmluvám a účtovným povinnostiam. Rozhodnutie o uznaní príjmu, splatnosti, DPH a vykázaní v účtovníctve robí výhradne zákazník.
Poskytovateľ nezodpovedá za škodu vzniknutú spoliehaním sa výhradne na automatické párovanie alebo zobrazenie stavu bez overenia zákazníkom v banke alebo v primárnej evidencii.
8. Ceny, skúšobná prevádzka a predplatné
Aktuálny cenník je zverejnený na omniflow.cz/sk/cenik a je súčasťou zmluvných podmienok ku dňu dojednania predplatného. Ceny sú uvedené v Kč bez DPH a platia pri ročnej platbe; pri mesačnej platbe je cena o 20 % vyššia. Slovenská a anglická verzia cenníka zobrazuje ceny v EUR prepočítané z Kč (kurz je uvedený v cenníku). Fakturuje sa v Kč; zákazníkom z iných členských štátov EÚ môže byť cena fakturovaná v EUR. Zákazníkom s platným IČ DPH z iného štátu EÚ sa fakturuje bez DPH v režime prenesenia daňovej povinnosti. Rozšírenia tarify (napr. ďalší používateľ alebo ďalšia firma s vlastnou databázou) sa účtujú za každý začatý mesiac v rovnakom režime ako tarifa. Prístup s rolou účtovník (len čítanie a exporty) sa do počtu platených používateľov nepočíta. Podmienky tarify Business — vrátane ceny, garantovanej dostupnosti (SLA) a telefonickej podpory — sa dojednávajú individuálnou zmluvou.
Počas skúšobnej prevádzky služby (beta) je užívanie bezplatné; deň spustenia ostrej verzie oznámi poskytovateľ vopred. Od spustenia ostrej verzie má každý novo registrovaný účet skúšobné obdobie 30 dní s plnou verziou služby, bez platobnej karty. Po jeho skončení účet nezaniká — prechádza na bezplatnú tarifu Start s limitmi podľa cenníka; dáta sa nemažú a zostávajú prístupné vrátane exportov.
Funkcie nad rámec dojednanej tarify sa pri zmene tarify pozastavujú, nemažú: uložené nastavenia (napr. rady pravidelných faktúr, upomienky alebo prijímacia adresa pre bankové výpisy) zostávajú zachované a po prechode na vyššiu tarifu sa obnovia. Vystavenie dokladu sa pri dosiahnutí limitu tarify neblokuje; zákazník je upozornený v aplikácii a k obmedzeniu môže dôjsť až pri výraznom a trvalom prekročení limitu. Limit dokladov sa počíta za posledných 12 mesiacov naprieč všetkými firmami zákazníckeho účtu. Odosielanie e-mailov zo služby podlieha prevádzkovým limitom, najmä počtu adresátov jednej správy a počtu správ odoslaných za deň; aktuálne hodnoty poskytovateľ uvádza v aplikácii alebo ich oznámi na vyžiadanie a môže ich zákazníkovi na jeho žiadosť upraviť. Odosielanie z adresy poskytovateľa je nad rámec toho obmedzené mesačným stropom podľa tarify; vyšší objem zákazník odosiela cez vlastný SMTP server.
Záruka pre registrácie zo skúšobnej prevádzky: zákazník registrovaný v čase skúšobnej prevádzky získa po spustení ostrej verzie na 12 mesiacov tarifu Profi za cenu tarify Standard a cenu zafixovanú na 24 mesiacov od aktivácie predplatného. Záruka je jednorazová a neprenosná; zmenou tarify z vôle zákazníka cenová fixácia zaniká.
Poskytovateľ môže cenník zmeniť s oznámením aspoň 30 dní vopred na e-mail zákazníckeho účtu. Zmena sa neuplatní počas zafixovaného obdobia a zákazník má právo do účinnosti zmeny predplatné vypovedať s vyporiadaním nevyužitej časti zaplateného obdobia. Pre platené predplatné platí splatnosť podľa faktúry; predplatné sa predlžuje zaplatením na ďalšie obdobie. V prípade omeškania môže byť prístup k službe obmedzený podľa týchto OP — účet prechodom do omeškania nezaniká a použije sa postup podľa čl. 10.
9. Dostupnosť, údržba a prevádzkové zálohy
Poskytovateľ sa usiluje o dostupnosť služby v rozumnom rozsahu. Pravidelná údržba a zálohovanie prebiehajú v nočnom okne medzi 0:00 a 4:00 stredoeurópskeho času (v období letného času stredoeurópskeho letného času); zákazník v inom časovom pásme si okno prepočíta na svoj miestny čas. Väčšinu zásahov používateľ nepostrehne. Ak je prerušenie prevádzky nutné, nepresiahne 30 minút za noc.
Ak si zásah vyžiada dlhšie prerušenie alebo ak je nutné vykonať ho mimo uvedeného okna, oznámi to poskytovateľ najmenej 24 hodín vopred e-mailom na adresu zákazníckeho účtu a oznámením v aplikácii. Neodkladnú bezpečnostnú údržbu môže poskytovateľ vykonať aj bez predchádzajúceho oznámenia; o takom zásahu informuje bez zbytočného odkladu.
Prerušenie prevádzky v rozsahu podľa tohto článku sa nepovažuje za porušenie povinnosti poskytovateľa. Dojednania o zodpovednosti podľa čl. 12 tým nie sú dotknuté. Ak individuálna zmluva pri tarife Business dojednáva garantovanú dostupnosť, má jej úprava pred týmto článkom prednosť.
Poskytovateľ môže vykonávať prevádzkové zálohy infraštruktúry a dát na účely obnovy služby po poruche alebo havárii. Takéto zálohy nie sú náhradou za archiváciu, účtovné ani právne uchovávanie zákazníkom a nie sú zárukou, že bude možné obnoviť ľubovoľný konkrétny stav účtu či jednotlivý doklad na vyžiadanie zákazníka.
Zákazník je povinný v rozsahu zodpovedajúcom jeho potrebám a právnym povinnostiam vykonávať export alebo inú evidenciu svojich dát mimo služby. Odporúča sa pravidelný export kritických dát (napr. výpisy dokladov, súbory PDF) podľa podnikových pravidiel zákazníka.
10. Trvanie zmluvného vzťahu, ukončenie účtu a mazanie dát
Zmluvný vzťah na základe týchto OP sa spravidla uzatvára na dobu neurčitú a trvá počas existencie účtu a oprávneného užívania služby, ak nie je medzi stranami dohodnuté inak.
Zákazník môže účet a užívanie služby ukončiť postupom uvedeným v aplikácii alebo kontaktovaním podpory. Poskytovateľ môže účet ukončiť alebo obmedziť pri podstatnom porušení týchto OP, zákona alebo pri neplatení (pri platených tarifách), s primeraným upozornením podľa závažnosti, pokiaľ to zákon vyžaduje.
Popri ukončení môže poskytovateľ účet, jednotlivú firmu alebo niektorú funkciu služby — najmä odosielanie e-mailov — dočasne pozastaviť, ak je to potrebné na odvrátenie hroziacej škody tretím osobám, ostatným zákazníkom, prevádzke služby alebo povesti poskytovateľa. Ak škoda hrozí bezprostredne, typicky pri rozosielaní podvodných alebo nevyžiadaných správ alebo pri vystupovaní pod cudzou identitou, môže poskytovateľ pozastaviť prístup aj bez predchádzajúceho upozornenia; v ostatných prípadoch zákazníka najprv vyzve na nápravu a určí mu primeranú lehotu.
Pozastavenie poskytovateľ obmedzí na čas a rozsah nevyhnutné na odvrátenie škody a o jeho dôvode upovedomí zákazníka na e-mail účtu bez zbytočného odkladu. Počas pozastavenia zostáva obsah zákazníka zachovaný a lehoty na zmazanie neaktívneho účtu podľa tohto článku neplynú; lehota na zmazanie obsahu zákazníka plynie až od ukončenia zmluvného vzťahu, nie od pozastavenia.
Proti pozastaveniu sa zákazník môže ohradiť na contact@omniflow.sk a doložiť, že k porušeniu nedošlo alebo že išlo o omyl či o zneužitie jeho účtu treťou osobou. Poskytovateľ sa k námietke vyjadrí bez zbytočného odkladu, spravidla do 5 pracovných dní; ak sa dôvod pozastavenia nepotvrdí, prístup obnoví. Pri platenej tarife sa čas pozastavenia, ktorého dôvod sa nepotvrdil, nezapočítava do predplateného obdobia.
Po skončení skúšobného obdobia bez prechodu na platenú tarifu účet prechádza na bezplatnú tarifu Start a dáta sa nemažú (čl. 8). Poskytovateľ je však oprávnený zmazať neaktívny účet: účet bez akýchkoľvek dát (bez dokladov, kontaktov a produktov) najskôr po 90 dňoch bez prihlásenia, účet s dátami najskôr po 6 mesiacoch bez prihlásenia, spravidla najneskôr do 12 mesiacov od poslednej aktivity. Pri platených tarifách plynú tieto lehoty až od skončenia predplateného obdobia. Zmazaniu vždy predchádzajú najmenej dve upozornenia na e-mail účtu s možnosťou dáta exportovať; prihlásením sa plynutie lehôt prerušuje.
Po ukončení zmluvného vzťahu alebo zrušení účtu je poskytovateľ oprávnený zmazať obsah zákazníka v službe, a to spravidla najskôr po 30 dňoch a najneskôr do 90 dní od ukončenia, pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšie uchovávanie a pokiaľ sa strany nedohodnú inak. Po uplynutí tejto lehoty nemusia byť dáta obnoviteľné. Pred uplynutím lehoty môže poskytovateľ na výslovnú žiadosť zákazníka asistovať s exportom, pokiaľ to technicky a prevádzkovo umožňuje.
O zmazanie účtu môže vlastník zákazníckeho účtu požiadať kedykoľvek. Žiadosti dotknutých osôb (napr. odberateľov zákazníka), ktorých údaje zákazník v službe spracúva, vybavuje zákazník ako prevádzkovateľ týchto údajov; poskytovateľ ako sprostredkovateľ poskytne potrebnú súčinnosť.
Technické a prevádzkové údaje (napr. protokoly) môžu byť uchované po dobu nevyhnutne potrebnú na zabezpečenie prevádzky, výkon práva alebo splnenie právnych povinností poskytovateľa, v rozsahu uvedenom v Zásadách ochrany osobných údajov.
11. Duševné vlastníctvo
Práva k softvéru, značke OmniFlow, používateľskému rozhraniu a dokumentácii poskytovateľa zostávajú u poskytovateľa. Zákazníkovi vzniká nevýhradné oprávnenie službu užívať v rozsahu nutnom na jej využitie počas trvania zmluvného vzťahu.
K obsahu zákazníka zostáva zákazník výhradným oprávneným; poskytovateľ tieto dáta spracúva na účely poskytovania služby podľa Zásad ochrany osobných údajov.
12. Zodpovednosť a obmedzenia
V maximálnom rozsahu prípustnom právnymi predpismi nie je poskytovateľ zodpovedný za ušlý zisk, nepriame škody ani škody vzniknuté v dôsledku rozhodnutí zákazníka na základe dát v službe, výpadkov tretích strán alebo neoprávneného prístupu spôsobeného nedostatočným zabezpečením účtu.
Súhrnná zodpovednosť poskytovateľa z titulu poskytovania služby je inak obmedzená sumou rovnajúcou sa úhrade za službu za príslušné fakturačné obdobie (alebo sumou nižšou, ak tak ustanovuje zákon), ak nejde o úmysel alebo hrubú nedbanlivosť, škodu na zdraví alebo iné prípady, kde nemožno zodpovednosť vylúčiť.
13. Ochrana osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov v súvislosti so službou sa riadi dokumentom Zásady ochrany osobných údajov dostupným v aplikácii. Tým nie sú dotknuté práva a povinnosti v role sprostredkovateľa a prevádzkovateľa (v zmysle GDPR) podľa zmluvy o spracúvaní osobných údajov, pokiaľ je medzi stranami uzavretá.
14. Zmeny obchodných podmienok
Poskytovateľ môže OP meniť. O zmene informuje zákazníka najmenej 30 dní pred nadobudnutím účinnosti e-mailom na adresu zákazníckeho účtu a oznámením v aplikácii. Zákazník má právo zmenu odmietnuť a zmluvný vzťah vypovedať do dňa nadobudnutia účinnosti zmeny; pri platenom tarife sa nevyužitá časť zaplateného obdobia vyporiada. Ak zákazník zmenu neodmietne a službu užíva aj po nadobudnutí účinnosti, platí, že zmenu prijal.
15. Záverečné ustanovenia
Tieto OP sa riadia právom Českej republiky; kogentné ustanovenia práva Európskej únie, pokiaľ majú prednosť, zostávajú nedotknuté.
Príslušnosť na riešenie sporov majú vecne a miestne príslušné súdy Českej republiky podľa sídla poskytovateľa, ak zákon neustanovuje inak.
Ak by niektoré ustanovenie OP bolo neplatné alebo nevymáhateľné, zostáva platnosť ostatných ustanovení nedotknutá; strany sa zaväzujú nahradiť neplatné ustanovenie dojednaním, ktoré sa svojím účelom čo najviac približuje pôvodnému ustanoveniu.
Kontakt pre výhrady a podporu: contact@omniflow.sk.