Obchodní podmínky služby OmniFlow
1. Úvodní ustanovení
Tyto obchodní podmínky (dále jen „OP“) upravují vzájemná práva a povinnosti mezi společností OmniSys s.r.o. (dále „poskytovatel“) a zákazníkem při využívání online služby OmniFlow (dále „služba“) dostupné na internetové adrese provozovatele a souvisejících adresách (zejména prostřednictvím domény app.omniflow.cz).
V souvislosti s osobními údaji tvoří nedílnou součást zejména dokument Zásady ochrany osobních údajů v aktuálním znění.
Aktuální seznam subzpracovatelů, popis uchování v zálohách a související náležitosti jsou uvedeny v těchto zásadách (veřejná stránka služby a aplikace).
2. Definice
- Zákazník – podnikající právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která uzavře nebo využívá smluvní vztah dle těchto OP.
- Uživatel – fyzická osoba jednající za zákazníka v uživatelském rozhraní (člen týmu, administrátor apod.).
- Účet – uživatelský přístup do služby zřízený po registraci (přihlašovací údaje, oprávnění).
- Organizace / zákaznický účet – fakturační a licenční rámec v rámci služby (předplatné, limity, případně více firem).
- Firma (kontext dat, „tenant“) – samostatný datový kontext v aplikaci (např. vystavované doklady, sklad, kontakty) propojený s organizací dle nastavení služby.
- Obsah zákazníka – data vložená nebo vygenerovaná zákazníkem v rámci služby (faktury, kontakty, produkty, přílohy, párování plateb apod.).
3. Zákazník a způsobilost
Služba je určena výhradně podnikatelům. Zákazníkem může být pouze právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která má oprávnění podnikat v České republice nebo v některém členském státě Evropské unie (dále souhrnně „EU“), a to v rozsahu odpovídajícím předmětu činnosti zákazníka.
Služba není určena spotřebitelům ve smyslu občanského zákoníku. Pokud by se přesto takový vztah stal, na práva spotřebitele se použijí kogentní ustanovení právních předpisů; v ostatním platí tyto OP v rozsahu přípustném zákonem.
4. Registrace, účet a přístup
K využívání služby je zpravidla nutná registrace (včetně ověření e-mailu dle nastavení služby). Zákazník a uživatelé jsou povinni uvádět pravdivé údaje a chránit přístupové údaje; za aktivitu pod účtem odpovídá zákazník, pokud neohlásí zneužití bez zbytečného odkladu.
Poskytovatel může nabízet režim registrace jen na pozvánku nebo uzavření nových registrací; konkrétní režim vyplývá z nastavení služby v době registrace.
Účet slouží k užívání služby pro vlastní podnikání zákazníka. Zákazník a uživatelé vystupují ve službě pod vlastní identitou a pod identitou firmy, za kterou jednají; název firmy a údaje v aplikaci nesmí vzbuzovat dojem, že účet patří jiné osobě nebo firmě. Poskytovatel může odmítnout registraci na jednorázovou nebo dočasnou e-mailovou adresu a registraci, která zjevně směřuje k obejití limitů služby nebo dřívějšího omezení či zrušení účtu.
Při důvodné pochybnosti o identitě zákazníka může poskytovatel požádat o doložení údajů (například IČO nebo oprávnění jednat za firmu) a do doby doložení účet nebo některé funkce služby neaktivovat. Provozní a technické limity služby jsou její součástí; jejich obcházení — zejména zakládáním dalších účtů, dělením zpráv mezi účty nebo automatizovaným přístupem k rozhraní nad rámec dokumentovaných funkcí — je porušením těchto OP. Překročení limitů sjednaného tarifu se posuzuje podle čl. 8.
5. Předmět služby
OmniFlow je cloudová softwarová služba poskytovaná způsobem SaaS (software as a service), zaměřená zejména na evidenci a vystavování daňových a souvisejících dokladů, skladové hospodářství, práci s kontakty a produkty, přehledy, exporty (např. CSV, PDF), propojení s veřejnými registry dle funkcí aplikace (např. ARES), odesílání e-mailů z aplikace (vlastní nebo systémové SMTP dle nastavení), nástroje související s bankovním výpisem a párováním plateb a další funkce uvedené v dokumentaci nebo v uživatelském rozhraní.
Služba je poskytována ve stavu, v jakém je („as is“), v aktuální verzi, která se může měnit (vylepšení, úpravy rozhraní, bezpečnostní záplaty). Software není uživateli dodáván ke kopírování; zákazníkovi vzniká oprávnění službu užívat v rozsahu těchto OP po dobu trvání smluvního vztahu.
Poskytovatel usiluje o dostupnost služby v rozumném rozsahu; k přerušení může dojít při údržbě podle čl. 9 nebo při mimořádných událostech. Poskytovatel není odpovědný za nedostupnost způsobenou třetími stranami (např. poskytovatel připojení, DNS), výpadky e-mailové nebo bankovní infrastruktury zákazníka ani nesprávné nastavení SMTP či importů.
Služba není náhradou za účetní, daňové ani právní poradenství. Poskytovatel neprovádí kontrolu správnosti účetních, daňových ani obchodních rozhodnutí zákazníka.
6. Údaje ve službě, doklady a soulad s právními předpisy
Zákazník zadává do služby pouze takové údaje, k jejichž zpracování a užití má platný právní titul a které odpovídají skutečnosti. Je povinen zdržet se zadávání údajů třetích osob nad rámec oprávnění uděleného těmito osobami nebo zákonem.
Zákazník se zavazuje nevytvářet a nešířit nepravdivé, zavádějící nebo padělané doklady a nezneužívat službu k simulaci právních nebo skutečnostních stavů, které nenastaly nebo nejsou pravdivě zachyceny. Služba slouží jako nástroj podnikání; odpovědnost za obsah vystavených a evidovaných dokladů nese výhradně zákazník.
Zákazník nesmí ve službě ani v komunikaci odeslané ze služby vystupovat jako jiná osoba nebo firma. Název firmy, údaje odesílatele, označení na dokladech ani text zprávy nesmí uvést příjemce v omyl o tom, kdo mu píše nebo kdo doklad vystavil; totéž platí pro obchodní firmy, ochranné známky a jiná označení třetích osob, k jejichž užití nemá zákazník oprávnění.
Zákazník nesmí prostřednictvím služby rozesílat nevyžádaná obchodní sdělení ani podvodné zprávy — zejména zprávy napodobující komunikaci jiné firmy nebo zprávy, které z příjemce vylákávají přihlašovací údaje, platební údaje nebo platby, včetně odkazů na stránky s tímto účelem (phishing). Adresát dokladu nebo zprávy odeslané ze služby k tomu musí mít důvod vyplývající z obchodního vztahu se zákazníkem nebo z uděleného souhlasu.
Zákazník nesmí službu užívat způsobem, který poškozuje třetí osoby, ostatní zákazníky nebo pověst služby — například k šíření škodlivého obsahu, k obtěžování adresátů nebo k jednání, které ohrožuje doručitelnost pošty odesílané z infrastruktury poskytovatele. Porušení povinností podle tohoto článku je podstatným porušením těchto OP s důsledky podle čl. 10.
Zákazník se zavazuje užívat službu v souladu s platnými právními předpisy České republiky, Evropské unie a – pokud doklady, plnění nebo osobní údaje směřují do jiných států – s předpisy těchto států, v rozsahu dopadajícím na jeho činnost (mimo jiné předpisy o účetnictví, dani z přidané hodnoty, platebním styku, ochraně osobních údajů a obchodní komunikaci).
Poskytovatel neprovádí průběžnou kontrolu souladu obsahu zákazníka s právními předpisy a neposkytuje právní záruky ohledně vhodnosti či zákonnosti konkrétního použití služby. Povinnost posoudit soulad své činnosti s právem leží na zákazníkovi.
7. Bankovní a platební operace ve službě
Funkce související s importem výpisů, párováním plateb, předvyplněním částek nebo stavem pohledávek mají pomocný a informativní charakter. Mohou obsahovat technické nepřesnosti nebo vyžadovat doplnění uživatelem.
Zákazník je povinen po spárování nebo zaúčtování platby v rozhraní služby provést vlastní kontrolu vůči bankovnictví, smlouvám a účetním povinnostem. Rozhodnutí o uznání příjmu, splatnosti, DPH a vykázání v účetnictví činí výhradně zákazník.
Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou spoléháním se výhradně na automatické párování nebo zobrazení stavu bez ověření zákazníkem u banky nebo v primární evidenci.
8. Ceny, zkušební provoz a předplatné
Aktuální ceník je zveřejněn na omniflow.cz/cenik a je součástí smluvních podmínek ke dni sjednání předplatného. Ceny jsou uvedeny v Kč bez DPH a platí při roční platbě; při měsíční platbě je cena o 20 % vyšší. Anglická a slovenská verze ceníku zobrazuje ceny v EUR přepočtené z Kč (kurz je uveden v ceníku). Fakturuje se v Kč; zákazníkům z jiných členských států EU může být cena fakturována v EUR. Zákazníkům s platným IČ DPH z jiného státu EU se fakturuje bez DPH v režimu přenesení daňové povinnosti. Rozšíření tarifu (např. další uživatel nebo další firma s vlastní databází) se účtují za každý započatý měsíc ve stejném režimu jako tarif. Přístup s rolí účetní (pouze čtení a exporty) se do počtu placených uživatelů nepočítá. Podmínky tarifu Business — včetně ceny, garantované dostupnosti (SLA) a telefonické podpory — se sjednávají individuální smlouvou.
Po dobu zkušebního provozu služby (beta) je užívání bezplatné; den spuštění ostré verze oznámí poskytovatel předem. Od spuštění ostré verze má každý nově registrovaný účet zkušební období 30 dnů s plnou verzí služby, bez platební karty. Po jeho skončení účet nezaniká — přechází na bezplatný tarif Start s limity dle ceníku; data se nemažou a zůstávají přístupná včetně exportů.
Funkce nad rámec sjednaného tarifu se při změně tarifu pozastavují, nemažou: uložená nastavení (např. řady pravidelných faktur, upomínky nebo příjmová adresa pro bankovní výpisy) zůstávají zachována a po přechodu na vyšší tarif se obnoví. Vystavení dokladu se při dosažení limitu tarifu neblokuje; zákazník je upozorněn v aplikaci a k omezení může dojít až při výrazném a trvalém překročení limitu. Limit dokladů se počítá za posledních 12 měsíců napříč všemi firmami zákaznického účtu. Odesílání e-mailů ze služby podléhá provozním limitům, zejména počtu adresátů jedné zprávy a počtu zpráv odeslaných za den; aktuální hodnoty poskytovatel uvádí v aplikaci nebo je sdělí na vyžádání a může je zákazníkovi na jeho žádost upravit. Odesílání z adresy poskytovatele je nad rámec toho omezeno měsíčním stropem podle tarifu; vyšší objem zákazník odesílá přes vlastní SMTP server.
Záruka pro registrace ze zkušebního provozu: zákazník registrovaný v době zkušebního provozu získá po spuštění ostré verze na 12 měsíců tarif Profi za cenu tarifu Standard a cenu zafixovanou na 24 měsíců od aktivace předplatného. Záruka je jednorázová a nepřenosná; změnou tarifu z vůle zákazníka cenová fixace zaniká.
Poskytovatel může ceník změnit s oznámením alespoň 30 dnů předem na e-mail zákaznického účtu. Změna se neuplatní během zafixovaného období a zákazník má právo do účinnosti změny předplatné vypovědět s vypořádáním nevyužité části zaplaceného období. Pro placené předplatné platí splatnost dle faktury; předplatné se prodlužuje zaplacením na další období. V případě prodlení může být přístup ke službě omezen dle těchto OP — účet přechodem do prodlení nezaniká a použije se postup podle čl. 10.
9. Dostupnost, údržba a provozní zálohy
Poskytovatel usiluje o dostupnost služby v rozumném rozsahu. Pravidelná údržba a zálohování probíhají v nočním okně mezi 0:00 a 4:00 středoevropského času (v období letního času středoevropského letního času); zákazník v jiném časovém pásmu si okno přepočte na svůj místní čas. Většinu zásahů uživatel nepozná. Je-li přerušení provozu nutné, nepřesáhne 30 minut za noc.
Vyžádá-li si zásah delší přerušení nebo je-li nutné provést jej mimo uvedené okno, oznámí to poskytovatel nejméně 24 hodin předem e-mailem na adresu zákaznického účtu a oznámením v aplikaci. Neodkladnou bezpečnostní údržbu může poskytovatel provést i bez předchozího oznámení; o takovém zásahu informuje bez zbytečného odkladu.
Přerušení provozu v rozsahu podle tohoto článku se nepovažuje za porušení povinnosti poskytovatele. Ujednání o odpovědnosti podle čl. 12 tím nejsou dotčena. Sjednává-li individuální smlouva u tarifu Business garantovanou dostupnost, má její úprava před tímto článkem přednost.
Poskytovatel může provádět provozní zálohy infrastruktury a dat za účelem obnovy služby po poruše nebo havárii. Takové zálohy nejsou náhradou za archivaci, účetní ani právní uchování zákazníkem a nejsou zárukou, že bude možné obnovit libovolný konkrétní stav účtu či jednotlivý doklad na vyžádání zákazníka.
Zákazník je povinen v rozsahu odpovídajícím jeho potřebám a právním povinnostem provádět export nebo jinou evidenci svých dat mimo službu. Doporučuje se pravidelný export kritických dat (např. výpisy dokladů, soubory PDF) podle podnikových pravidel zákazníka.
10. Trvání smluvního vztahu, ukončení účtu a mazání dat
Smluvní vztah na základě těchto OP se zpravidla uzavírá na dobu neurčitou a trvá po dobu existence účtu a oprávněného užívání služby, není-li mezi stranami sjednáno jinak.
Zákazník může účet a užívání služby ukončit postupem uvedeným v aplikaci nebo kontaktem na podporu. Poskytovatel může účet ukončit nebo omezit při podstatném porušení těchto OP, zákona nebo při neplacení (u placených tarifů), s přiměřeným upozorněním podle závažnosti, pokud to zákon vyžaduje.
Vedle ukončení může poskytovatel účet, jednotlivou firmu nebo dílčí funkci služby — zejména odesílání e-mailů — dočasně pozastavit, je-li to potřebné k odvrácení hrozící škody třetím osobám, ostatním zákazníkům, provozu služby nebo pověsti poskytovatele. Hrozí-li škoda bezprostředně, typicky při rozesílání podvodných nebo nevyžádaných zpráv nebo při vystupování pod cizí identitou, může poskytovatel pozastavit přístup i bez předchozího upozornění; v ostatních případech zákazníka nejprve vyzve k nápravě a stanoví mu přiměřenou lhůtu.
Pozastavení poskytovatel omezí na dobu a rozsah nezbytné k odvrácení škody a o jeho důvodu vyrozumí zákazníka na e-mail účtu bez zbytečného odkladu. Po dobu pozastavení zůstává obsah zákazníka zachován a lhůty pro smazání neaktivního účtu podle tohoto článku neběží; lhůta pro smazání obsahu zákazníka běží až od ukončení smluvního vztahu, nikoli od pozastavení.
Proti pozastavení se zákazník může ohradit na contact@omniflow.cz a doložit, že k porušení nedošlo nebo že šlo o omyl nebo o zneužití jeho účtu třetí osobou. Poskytovatel se k námitce vyjádří bez zbytečného odkladu, zpravidla do 5 pracovních dnů; nepotvrdí-li se důvod pozastavení, přístup obnoví. U placeného tarifu se doba pozastavení, jehož důvod se nepotvrdil, nezapočítává do předplaceného období.
Po skončení zkušebního období bez přechodu na placený tarif účet přechází na bezplatný tarif Start a data se nemažou (čl. 8). Poskytovatel je však oprávněn smazat neaktivní účet: účet bez jakýchkoli dat (bez dokladů, kontaktů a produktů) nejdříve po 90 dnech bez přihlášení, účet s daty nejdříve po 6 měsících bez přihlášení, zpravidla nejpozději do 12 měsíců od poslední aktivity. U placených tarifů běží tyto lhůty až od skončení předplaceného období. Smazání vždy předchází nejméně dvě upozornění na e-mail účtu s možností data exportovat; přihlášením se běh lhůt přerušuje.
Po ukončení smluvního vztahu nebo zrušení účtu je poskytovatel oprávněn smazat obsah zákazníka ve službě, a to zpravidla nejdříve po 30 dnech a nejpozději do 90 dnů od ukončení, pokud zákon nevyžaduje delší uchování a pokud se strany nedohodnou jinak. Po uplynutí této lhůty nemusí být data obnovitelná. Před uplynutím lhůty může poskytovatel na výslovnou žádost zákazníka asistovat s exportem, pokud to technicky a provozně umožňuje.
O smazání účtu může vlastník zákaznického účtu požádat kdykoli. Žádosti subjektů údajů (např. odběratelů zákazníka), jejichž údaje zákazník ve službě zpracovává, vyřizuje zákazník jako správce těchto údajů; poskytovatel jako zpracovatel poskytne potřebnou součinnost.
Technické a provozní údaje (např. protokoly) mohou být uchovány po dobu nezbytně nutnou k zabezpečení provozu, výkonu práva nebo splnění právních povinností poskytovatele, v rozsahu uvedeném v Zásadách ochrany osobních údajů.
11. Duševní vlastnictví
Práva k softwaru, značce OmniFlow, uživatelskému rozhraní a dokumentaci poskytovatele zůstávají u poskytovatele. Zákazníkovi vzniká nevýhradní oprávnění službu užívat v rozsahu nutném pro její využití po dobu trvání smluvního vztahu.
K obsahu zákazníka zůstává zákazník výhradním oprávněncem; poskytovatel tato data zpracovává za účelem poskytování služby podle Zásad ochrany osobních údajů.
12. Odpovědnost a omezení
V maximálním rozsahu přípustném právními předpisy není poskytovatel odpovědný za ušlý zisk, nepřímé škody ani škody vzniklé v důsledku rozhodnutí zákazníka na základě dat ve službě, výpadků třetích stran nebo neoprávněného přístupu způsobeného nedostatečným zabezpečením účtu.
Souhrnná odpovědnost poskytovatele z titulu poskytování služby je jinak omezena částkou rovnající se úhradě za službu za příslušné fakturační období (nebo částkou nižší, stanoví-li tak zákon), nejedná-li se o úmysl nebo hrubou nedbalost, škodu na zdraví nebo jiné případy, kde nelze odpovědnost vyloučit.
13. Ochrana osobních údajů
Zpracování osobních údajů v souvislosti se službou se řídí dokumentem Zásady ochrany osobních údajů dostupným v aplikaci. Tím nejsou dotčena práva a povinnosti v roli zpracovatele a správce dle smlouvy o zpracování osobních údajů, pokud je mezi stranami sjednána.
14. Změny obchodních podmínek
Poskytovatel může OP měnit. O změně informuje zákazníka nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti e-mailem na adresu zákaznického účtu a oznámením v aplikaci. Zákazník má právo změnu odmítnout a smluvní vztah vypovědět do dne nabytí účinnosti změny; u placeného tarifu se nevyužitá část zaplaceného období vypořádá. Neodmítne-li zákazník změnu a užívá-li službu i po nabytí účinnosti, platí, že změnu přijal.
15. Závěrečná ustanovení
Tyto OP se řídí právem České republiky; kogentní ustanovení práva Evropské unie, pokud mají přednost, zůstávají nedotčena.
Příslušnost k řešení sporů mají věcně a místně příslušné soudy České republiky dle sídla poskytovatele, není-li zákonem stanoveno jinak.
Pokud by některé ustanovení OP bylo neplatné nebo nevymahatelné, zůstává platnost ostatních ustanovení nedotčena; strany se zavazují nahradit neplatné ustanovení ujednáním, které se svým účelem neplatnému ustanovení co nejvíce přibližuje.
Kontakt pro výhrady a podporu: contact@omniflow.cz.