Obchodní podmínky služby OmniFlow
1. Úvodní ustanovení
Tyto obchodní podmínky (dále jen „OP“) upravují vzájemná práva a povinnosti mezi společností OmniSys s.r.o. (dále „poskytovatel“) a zákazníkem při využívání online služby OmniFlow (dále „služba“) dostupné na internetové adrese provozovatele a souvisejících adresách (zejména prostřednictvím domény app.omniflow.cz).
V souvislosti s osobními údaji tvoří nedílnou součást zejména dokument Zásady ochrany osobních údajů v aktuálním znění.
Aktuální seznam subzpracovatelů, popis uchování v zálohách a související náležitosti jsou uvedeny v těchto zásadách (veřejná stránka služby a aplikace).
2. Definice
- Zákazník – podnikající právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která uzavře nebo využívá smluvní vztah dle těchto OP.
- Uživatel – fyzická osoba jednající za zákazníka v uživatelském rozhraní (člen týmu, administrátor apod.).
- Účet – uživatelský přístup do služby zřízený po registraci (přihlašovací údaje, oprávnění).
- Organizace / zákaznický účet – fakturační a licenční rámec v rámci služby (předplatné, limity, případně více firem).
- Firma (kontext dat, „tenant“) – samostatný datový kontext v aplikaci (např. vystavované doklady, sklad, kontakty) propojený s organizací dle nastavení služby.
- Obsah zákazníka – data vložená nebo vygenerovaná zákazníkem v rámci služby (faktury, kontakty, produkty, přílohy, párování plateb apod.).
3. Zákazník a způsobilost
Služba je určena výhradně podnikatelům. Zákazníkem může být pouze právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která má oprávnění podnikat v České republice nebo v některém členském státě Evropské unie (dále souhrnně „EU“), a to v rozsahu odpovídajícím předmětu činnosti zákazníka.
Služba není určena spotřebitelům ve smyslu občanského zákoníku. Pokud by se přesto takový vztah stal, na práva spotřebitele se použijí kogentní ustanovení právních předpisů; v ostatním platí tyto OP v rozsahu přípustném zákonem.
4. Registrace, účet a přístup
K využívání služby je zpravidla nutná registrace (včetně ověření e-mailu dle nastavení služby). Zákazník a uživatelé jsou povinni uvádět pravdivé údaje a chránit přístupové údaje; za aktivitu pod účtem odpovídá zákazník, pokud neohlásí zneužití bez zbytečného odkladu.
Poskytovatel může nabízet režim registrace jen na pozvánku nebo uzavření nových registrací; konkrétní režim vyplývá z nastavení služby v době registrace.
5. Předmět služby
OmniFlow je cloudová softwarová služba poskytovaná způsobem SaaS (software as a service), zaměřená zejména na evidenci a vystavování daňových a souvisejících dokladů, skladové hospodářství, práci s kontakty a produkty, přehledy, exporty (např. CSV, PDF), propojení s veřejnými registry dle funkcí aplikace (např. ARES), odesílání e-mailů z aplikace (vlastní nebo systémové SMTP dle nastavení), nástroje související s bankovním výpisem a párováním plateb a další funkce uvedené v dokumentaci nebo v uživatelském rozhraní.
Služba je poskytována ve stavu, v jakém je („as is“), v aktuální verzi, která se může měnit (vylepšení, úpravy rozhraní, bezpečnostní záplaty). Software není uživateli dodáván ke kopírování; zákazníkovi vzniká oprávnění službu užívat v rozsahu těchto OP po dobu trvání smluvního vztahu.
Poskytovatel usiluje o dostupnost služby v rozumném rozsahu; krátkodobé výpadky údržby nebo mimořádné události mohou nastat. Poskytovatel není odpovědný za nedostupnost způsobenou třetími stranami (např. poskytovatel připojení, DNS), výpadky e-mailové nebo bankovní infrastruktury zákazníka ani nesprávné nastavení SMTP či importů.
Služba není náhradou za účetní, daňové ani právní poradenství. Poskytovatel neprovádí kontrolu správnosti účetních, daňových ani obchodních rozhodnutí zákazníka.
6. Údaje v službě, doklady a soulad s právními předpisy
Zákazník zadává do služby pouze takové údaje, k jejichž zpracování a užití má platný právní titul a které odpovídají skutečnosti. Je povinen zdržet se zadávání údajů třetích osob nad rámec oprávnění uděleného těmito osobami nebo zákonem.
Zákazník se zavazuje nevytvářet a nešířit nepravdivé, zavádějící nebo padělané doklady a nezneužívat službu k simulaci právních nebo skutečnostních stavů, které nenastaly nebo nejsou pravdivě zachyceny. Služba slouží jako nástroj podnikání; odpovědnost za obsah vystavených a evidovaných dokladů nese výhradně zákazník.
Zákazník se zavazuje užívat službu v souladu s platnými právními předpisy České republiky, Evropské unie a – pokud doklady, plnění nebo osobní údaje směřují do jiných států – s předpisy těchto států, v rozsahu dopadajícím na jeho činnost (mimo jiné předpisy o účetnictví, dani z přidané hodnoty, platebním styku, ochraně osobních údajů a obchodní komunikaci).
Poskytovatel neprovádí průběžnou kontrolu souladu obsahu zákazníka s právními předpisy a neposkytuje právní záruky ohledně vhodnosti či zákonnosti konkrétního použití služby. Povinnost posoudit soulad své činnosti s právem leží na zákazníkovi.
7. Bankovní a platební operace ve službě
Funkce související s importem výpisů, párováním plateb, předvyplněním částek nebo stavem pohledávek mají pomocný a informativní charakter. Mohou obsahovat technické nepřesnosti nebo vyžadovat doplnění uživatelem.
Zákazník je povinen po spárování nebo zaúčtování platby v rozhraní služby provést vlastní kontrolu vůči bankovnictví, smlouvám a účetním povinnostem. Rozhodnutí o uznaní příjmu, splatnosti, DPH a vykázání v účetnictví činí výhradně zákazník.
Poskytovatel neodpovídá za škodu vzniklou spoléháním se výhradně na automatické párování nebo zobrazení stavu bez ověření zákazníkem u banky nebo v primární evidenci.
8. Ceny, zkušební provoz a předplatné
Aktuální cenový model, případné zkušební období a limity vyplývají z informací uvedených v aplikaci, na webu provozovatele nebo ve smlouvě či objednávce mezi stranami. Délka zkušebního režimu, pokud je nabízen, a jeho omezení jsou uvedeny v rozhraní služby k datu registrace.
Pro placené předplatné platí splatnost dle faktury nebo platební brány; v případě prodlení nebo ukončení licence může být přístup k službě omezen dle nastavení systému a těchto OP. O změnách cen a podmínek předplatného bude zákazník informován způsobem odpovídajícím právním předpisům a těmto OP.
9. Zálohování, dostupnost a provozní zálohy
Poskytovatel může provádět provozní zálohy infrastruktury a dat za účelem obnovy služby po poruše nebo havárii. Takové zálohy nejsou náhradou za archivaci, účetní ani právní uchování zákazníkem a nejsou zárukou, že bude možné obnovit libovolný konkrétní stav účtu či jednotlivý doklad na vyžádání zákazníka.
Zákazník je povinen v rozsahu odpovídajícím jeho potřebám a právním povinnostem provádět export nebo jinou evidenci svých dat mimo službu. Doporučuje se pravidelný export kritických dat (např. výpisy dokladů, soubory PDF) podle podnikových pravidel zákazníka.
10. Trvání smluvního vztahu, ukončení účtu a mazání dat
Smluvní vztah na základě těchto OP se zpravidla uzavírá na dobu neurčitou a trvá po dobu existence účtu a oprávněného užívání služby, není-li mezi stranami sjednáno jinak.
Zákazník může účet a užívání služby ukončit postupem uvedeným v aplikaci nebo kontaktem na podporu. Poskytovatel může účet ukončit nebo omezit při podstatném porušení těchto OP, zákona nebo při neplacení (u placených tarifů), s přiměřeným upozorněním podle závažnosti, pokud to zákon vyžaduje.
Po ukončení zkušebního období bez přechodu na placený tarif, pokud je zkušební režim nabízen, mohou být data zákazníka smazána po uplynutí lhůty uvedené v rozhraní služby nebo v komunikaci poskytovatele (obvykle nejméně v řádu dnů umožňujících export).
Po ukončení smluvního vztahu nebo zrušení účtu je poskytovatel oprávněn smazat obsah zákazníka v službě, a to zpravidla nejdříve po 30 dnech a nejpozději do 90 dnů od ukončení, pokud zákon nevyžaduje delší uchování a pokud se strany nedohodnou jinak. Po uplynutí této lhůty nemusí být data obnovitelná. Před uplynutím lhůty může poskytovatel na výslovnou žádost zákazníka asistovat s exportem, pokud to technicky a provozně umožňuje.
Technické a provozní údaje (např. protokoly) mohou být uchovány po dobu nezbytně nutnou k zabezpečení provozu, výkonu práva nebo splnění právních povinností poskytovatele, v rozsahu uvedeném v Zásadách ochrany osobních údajů.
11. Duševní vlastnictví
Práva k softwaru, značce OmniFlow, uživatelskému rozhraní a dokumentaci poskytovatele zůstávají u poskytovatele. Zákazníkovi vzniká nevýhradní oprávnění službu užívat v rozsahu nutném pro její využití po dobu trvání smluvního vztahu.
K obsahu zákazníka zůstává zákazník výhradním oprávněncem; poskytovatel tato data zpracovává za účelem poskytování služby podle Zásad ochrany osobních údajů.
12. Odpovědnost a omezení
V maximálním rozsahu přípustném právními předpisy není poskytovatel odpovědný za ušlý zisk, nepřímé škody ani škody vzniklé v důsledku rozhodnutí zákazníka na základě dat ve službě, výpadků třetích stran nebo neoprávněného přístupu způsobeného nedostatečným zabezpečením účtu.
Souhrnná odpovědnost poskytovatele z titulu poskytování služby je jinak omezena částkou rovnající se úhradě za službu za příslušné fakturační období (nebo částkou nižší, stanoví-li tak zákon), nejedná-li se o úmysl nebo hrubou nedbalost, škodu na zdraví nebo jiné případy, kde nelze odpovědnost vyloučit.
13. Ochrana osobních údajů
Zpracování osobních údajů v souvislosti se službou se řídí dokumentem Zásady ochrany osobních údajů dostupným v aplikaci. Tím nejsou dotčena práva a povinnosti v roli zpracovatele a správce dle smlouvy o zpracování osobních údajů, pokud je mezi stranami sjednána.
14. Změny obchodních podmínek
Poskytovatel může OP měnit. O podstatných změnách bude zákazník informován vhodným způsobem (např. oznámením v aplikaci nebo e-mailem), s přiměřenou lhůtou před nabytím účinnosti, pokud to vyžaduje zákon. Pokud zákazník se změnami nesouhlasí, může službu přestat užívat a účet ukončit; pokračováním v užívání po nabytí účinnosti změn může být vyjádřen souhlas dle právních předpisů.
15. Závěrečná ustanovení
Tyto OP se řídí právem České republiky; kogentní ustanovení práva Evropské unie, pokud mají přednost, zůstávají nedotčena.
Příslušnost k řešení sporů mají věcně a místně příslušné soudy České republiky dle sídla poskytovatele, není-li zákonem stanoveno jinak.
Pokud by některé ustanovení OP bylo neplatné nebo nevymahatelné, zůstává platnost ostatních ustanovení nedotčena; strany se zavazují nahradit neplatné ustanovení ujednáním, které se účelem co nejvíce přibližuje.
Kontakt pro výhrady a podporu: contact@omniflow.cz.